Empresas que ainda controlam processos com planilhas soltas, anotações manuais ou aprovações feitas no WhatsApp acabam enfrentando os mesmos problemas: atraso, retrabalho, perda de informações e falta de organização. É exatamente nesse cenário que entra o BPMS.
Nos últimos anos, o termo começou a ganhar força no Brasil principalmente entre empresas que querem automatizar tarefas e melhorar produtividade. Só que muita gente ainda não entende direito o que é BPMS, como funciona e quais softwares realmente valem a pena.
Neste artigo você vai entender de forma simples o que significa BPMS, quais são suas vantagens, como ele funciona na prática e conhecer os 3 melhores softwares BPMS usados atualmente por empresas de diferentes tamanhos.
O que é BPMS?
BPMS é a sigla para Business Process Management Suite. Em português, podemos traduzir como “Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio”.
Na prática, trata-se de um software criado para:
- Mapear processos
- Automatizar tarefas
- Organizar fluxos de trabalho
- Melhorar produtividade
- Diminuir erros manuais
- Facilitar aprovações e controles internos
Basicamente, o BPMS ajuda empresas a transformar processos bagunçados em fluxos organizados e automáticos.
Imagine por exemplo:
- Aprovação de férias
- Solicitação de compras
- Entrada de novos funcionários
- Atendimento ao cliente
- Controle financeiro
- Assinatura de documentos
Tudo isso pode ser automatizado dentro de um BPMS.
Como funciona um sistema BPMS?
O funcionamento é mais simples do que parece.
O software cria um fluxo de etapas que deve ser seguido automaticamente dentro da empresa.
Exemplo prático:
Uma empresa precisa aprovar compras internas.
Sem BPMS:
- Funcionário envia mensagem
- Gestor esquece de responder
- Financeiro perde informação
- Processo atrasa
Com BPMS:
- Funcionário faz solicitação
- Sistema envia para aprovação automática
- Gestor recebe notificação
- Financeiro é acionado automaticamente
- Processo fica registrado
Tudo fica organizado dentro da plataforma.
Qual a diferença entre BPM e BPMS?
Muita gente confunde os dois termos.
BPM
É a estratégia de gestão de processos.
BPMS
É o software usado para colocar essa estratégia em prática.
Ou seja:
- BPM = metodologia
- BPMS = ferramenta
Os dois trabalham juntos.
Principais vantagens de um BPMS
Empresas usam BPMS principalmente para ganhar produtividade e reduzir problemas internos.
Entre os maiores benefícios estão:
Automatização de tarefas
Processos repetitivos deixam de ser manuais.
Redução de erros
O sistema diminui falhas humanas.
Mais controle
Tudo fica registrado e rastreável.
Economia de tempo
Fluxos automáticos aceleram processos.
Melhor comunicação
Setores passam a trabalhar integrados.
Gestão mais inteligente
Os gestores conseguem visualizar gargalos e melhorar operações.
Quem pode usar um software BPMS?
Praticamente qualquer empresa.
Muita gente pensa que BPMS é só para grandes corporações, mas hoje existem soluções para negócios menores também.
Alguns segmentos que usam bastante:
- Escritórios de contabilidade
- RH
- Indústrias
- Empresas de tecnologia
- Clínicas
- Escritórios jurídicos
- Financeiras
- E-commerces
- Logística
Até pequenas empresas já começaram a automatizar processos internos.
O que um BPMS consegue automatizar?
A lista é enorme.
Veja alguns exemplos reais:
Recursos humanos
- Admissão
- Férias
- Reembolso
- Controle de documentos
Financeiro
- Aprovação de pagamentos
- Solicitações de compra
- Controle de contratos
Comercial
- Aprovação de descontos
- Gestão de propostas
- Fluxo de vendas
Atendimento
- Chamados internos
- Tickets
- SLA
Jurídico
- Aprovação de contratos
- Controle processual
Como escolher um bom BPMS?
Antes de contratar um software, vale analisar alguns pontos importantes.
Facilidade de uso
Sistemas muito complicados acabam sendo abandonados pela equipe.
Integrações
Verifique se integra com ERP, CRM e outras ferramentas.
Automação sem programação
Muitas empresas preferem soluções low-code ou no-code.
Suporte técnico
Isso faz muita diferença no dia a dia.
Escalabilidade
O sistema precisa acompanhar o crescimento da empresa.
Segurança
Principalmente para empresas que trabalham com dados sensíveis.
Conheça os 3 melhores softwares BPMS
Agora vamos ao que interessa.
Existem dezenas de plataformas no mercado, mas algumas se destacam bastante pela qualidade, recursos e popularidade.
Pipefy
O Pipefy virou um dos softwares mais conhecidos do Brasil quando o assunto é automação de processos.
Ele ganhou muita força por ser fácil de usar e ter uma interface bastante intuitiva.
Principais vantagens do Pipefy
- Automação visual
- Interface moderna
- Fácil implementação
- Integrações com várias ferramentas
- Modelo low-code
- Ótimo para equipes pequenas e médias
Pontos fortes
O grande diferencial do Pipefy é permitir automações rápidas sem exigir conhecimento técnico avançado.
Muitas empresas conseguem criar fluxos completos em poucos dias.
Indicado para:
- RH
- Financeiro
- Atendimento
- Startups
- Pequenas e médias empresas
Fluig
O Fluig é uma plataforma bastante utilizada por empresas maiores no Brasil.
Ela vai além do BPMS e oferece recursos corporativos integrados.
O que o Fluig oferece?
- Gestão documental
- Automação de processos
- Comunicação interna
- Workflow avançado
- Integrações corporativas
Pontos fortes
O Fluig é muito forte em ambientes empresariais robustos.
Grandes empresas costumam escolher a plataforma por conta da integração com ERPs e sistemas corporativos.
Indicado para:
- Médias e grandes empresas
- Indústrias
- Empresas com processos complexos
Bizagi
O Bizagi é um dos softwares BPMS mais conhecidos do mundo.
Ele se destaca principalmente pelo poder de modelagem de processos.
Principais recursos
- Modelagem BPMN
- Automação avançada
- Integrações robustas
- Gestão de indicadores
- Processos complexos
Pontos fortes
O Bizagi é muito usado por empresas que precisam de processos mais estruturados e detalhados.
Além disso, ele possui uma versão bastante conhecida para modelagem gratuita.
Indicado para:
- Grandes operações
- Projetos corporativos
- Empresas com alta demanda de processos
BPMS substitui ERP?
Não exatamente.
O ERP e o BPMS têm funções diferentes.
ERP
Foca na gestão operacional da empresa:
- Financeiro
- Estoque
- Fiscal
- Vendas
BPMS
Foca na automação dos processos.
Na verdade, os dois costumam trabalhar juntos.
Inclusive, muitos BPMS se integram diretamente ao ERP.
Vale a pena usar BPMS em pequenas empresas?
Sim, principalmente hoje em dia.
Antigamente os sistemas eram caros e difíceis de implementar. Hoje existem opções bem mais acessíveis.
Pequenas empresas conseguem usar BPMS para:
- Organizar atendimento
- Automatizar financeiro
- Melhorar aprovações
- Controlar tarefas
- Reduzir bagunça operacional
Isso ajuda bastante no crescimento da empresa.
Quanto custa um software BPMS?
Os preços variam bastante.
Tudo depende de:
- Quantidade de usuários
- Recursos necessários
- Volume de automações
- Integrações
Hoje existem:
- Planos gratuitos
- Assinaturas mensais
- Licenças corporativas
Alguns sistemas começam em valores acessíveis enquanto outros podem custar milhares de reais por mês em grandes operações.
BPMS low-code e no-code
Esse é um conceito que cresceu muito recentemente.
Low-code
Permite criar automações com pouca programação.
No-code
Permite criar tudo sem programar.
Isso facilitou muito o uso de BPMS dentro das empresas.
Hoje até equipes sem programadores conseguem automatizar processos internos.
Erros comuns ao implementar um BPMS
Muitas empresas acabam falhando por alguns motivos clássicos.
Automatizar processos ruins
Antes de automatizar, é importante organizar o fluxo.
Não treinar a equipe
Sem treinamento o sistema vira um problema.
Escolher software complexo demais
Nem sempre a solução mais robusta é a melhor.
Não definir objetivos
É importante saber o que deseja melhorar.
Tendência do mercado BPMS
O mercado de automação continua crescendo muito.
As tendências mais fortes incluem:
- Inteligência artificial integrada
- Automação inteligente
- Process mining
- Low-code avançado
- Integrações em nuvem
- Análise de dados em tempo real
As empresas estão buscando cada vez mais produtividade e redução de custos operacionais.
Como começar a usar BPMS na prática
Se você quer implementar um sistema desses, o ideal é começar pequeno.
Uma boa estratégia é:
- Escolher um processo simples
- Mapear etapas
- Automatizar o fluxo
- Medir resultados
- Expandir para outros setores
Isso evita resistência interna e facilita adaptação da equipe.
BPMS realmente melhora produtividade?
Na maioria dos casos, sim.
Empresas que automatizam processos costumam ganhar:
- Mais velocidade
- Menos retrabalho
- Melhor controle
- Maior organização
Além disso, sobra mais tempo para atividades estratégicas.
E esse acaba sendo um dos maiores benefícios no longo prazo.
O mercado atual está cada vez mais competitivo e empresas que continuam dependendo apenas de processos manuais acabam ficando para trás mais cedo ou mais tarde.